EDV: Datenerfassung
Konzeption
Das Hauptproblem bei der Datenerfassung ist die spätere Nutzbarkeit der erfassten Daten. Wir unterstützen Sie bereits im Vorfeld bei der Konzeption Ihrer Datenstrukturen, um eine reibungslose Zusammenführung der Erfassungsdaten mit Ihren vorhandenen Datenbeständen zu ermöglichen. Im Rahmen dieser Konzeptgespräche werden auch Möglichkeiten zur Fehlervermeidung besprochen. So können wir problemlos neu zu erfassende Daten mit Ihren Datenbeständen abgleichen. Auch eine Erweiterung bestehender Datenbanken um die neu erfassten Daten stellt kein Problem dar. An diesem Punkt werden auch eventuelle technische Kontrollmöglichkeiten abgefragt. Ergebnis der Konzeptionsgespräche ist ein detailliertes Angebot.
Datenbankentwurf
Auf Basis der Konzeption erstellen wir eine Datenbankstruktur, die exakt Ihre Anforderungen widerspiegelt. Parallel zu Ihrer Datenbankstruktur wird eine Erfassungsumgebung für die Mitarbeiter unserer Abteilung aufgebaut. Beide Umgebungen sind voneinander getrennt, um einer versehentlichen Änderung der Masterdatenbanken vorzubeugen. In die Erfassungsumgebung können Plausibilitätsprüfungen für einzelne Datenfelder einfließen. Dazu gehören neben der Bereichsüberprüfung (Zahlenräume, Datumsformate, Feldlängen) auch inhaltliche Prüfungen wie Felder mit Prüfsummenfunktionalität und Abgleiche von Feldinhalten mit kundeneigenen Datentabellen. Als Datenbasis wird in unserem Haus SQL Server 2000/Microsoft Access genutzt. Allerdings ist es kein Problem, Kundendaten aus Fremdformaten einzulesen oder die fertigen Datenbanken in kundeneigenen Formaten bereitzustellen. Wenn Sie diesbezüglich Fragen haben, sprechen Sie bitte unseren Programmierer an.
Belegvorbereitung
Die meisten Belege verfügen über eindeutige Kennzeichnungen (z.B. Rechnungsnummern). Sollte dies jedoch nicht der Fall sein, können solche Belege bei uns mit Indizierungskennzeichen versehen werden. Dazu wird je nach Belegtyp eine laufende Nummerierung aufgedruckt oder mit einem Paginierstempel aufgestempelt. Auf Wunsch können die Belege auch auf Vollständigkeit (erforderliche Unterschriften etc.) und Plausibilität hin geprüft werden. Im Rahmen der Belegvorbereitung werden die angelieferten Belege durchgezählt, bei Bedarf nach Belegtyp getrennt und für die Erfassung und Kontrolle in kleinere Gruppen von je etwa 50 Datensätzen aufgeteilt.
Erfassung
Jede Erfassungsmappe wird zweimal erfasst. Der jeweilige Erfasser wird registriert, um bereits im Vorfeld mögliche Qualitätsprobleme zu finden und zu beseitigen. Die Mitarbeiter werden in die Eigenheiten des jeweiligen Formulartyps eingewiesen. Wenn von den Mitarbeitern inhaltliche Fehler oder Verstöße gegen die Plausibilitätsvorgaben festgestellt werden, wird der betreffende Datensatz markiert und aus der Erfassung genommen. Jeder aufgetretene Fehler wird vom Projektleiter protokolliert und Ihnen bei der Rücklieferung der Belege als Protokoll zur Verfügung gestellt.
Kontrolle
Die doppelt erfassten Belege werden vom jeweiligen Projektleiter mit Hilfe einer von unserer Abteilung entwickelten Software gegeneinander abgeglichen. Bei unterschiedlichen Eingaben gleicht der Projektleiter als dritte Kontrollinstanz den Datensatz mit dem Originalbeleg ab. Durch diese dreifache Kontrolle kann selbst bei handschriftlichen Belegen eine extrem geringe Fehlerquote erreicht werden. Nach Abschluss der Fehlerkorrektur werden die Daten der kontrollierten Erfassungsmappe in die Masterdatenbank übernommen. Fehlerhafte Belege werden aussortiert und zusammen mit einem Fehlerprotokoll zur Nachbearbeitung beim Kunden vorbereitet.
Weiterverarbeitung
Normalerweise erhält der Kunde nach Abschluss der Erfassungen nur die Daten in einem vorher festgelegten Datenformat. Allerdings können wir Ihnen eine Reihe weiterer Möglichkeiten der Weiterverarbeitung anbieten:
- grafische Auswertung Ihrer Belegdaten
- Druck von Ergebnislisten und Auswertungsdaten
- Weiterverarbeitung der erfassten Daten und Bereitstellung der Ergebnisse
- Aufbereitung von Ergebnisdaten für die Bereitstellung im Internet oder Intranet
- Archivierung der Belege und Bereitstellung der Archivdaten als Datenträger
- Mailversand auf Basis der Erfassungsdaten